Règlement d'ordre intérieur (mise à jour de l'AG 2012 à Chatillon sur Chalaronne)

Pour télécharger le ROI en version PDF... ROI - 1. Cotisations : Le Trésorier procède à un appel annuel de cotisation avant le début de l'exercice comptable (1 janvier de l'année civile). La cotisation, fixée chaque année par l'AG,  est payable en Euros, tous frais bancaires à la charge du payeur et est due avant le 31 mars de l'année civile de l'exercice. En cas de difficultés pour certains pays ne disposant pas de devises échangeables et afin de limiter des frais bancaires excessifs, le Trésorier percevra des paiements en liquides avant le début de l'AG.  Ce paiement décalé devra être annoncé par écrit au Trésorier avant l'échéance du 31 mars  afin de permettre à la fédération concernée de présenter éventuellement un candidat, d'être invitée par les organisateurs de l'AG, de recevoir la convocation et les documents  et de voter en séance. En cas de non-paiement volontaire dans les délais le Trésorier enverra une première relance le 1 avril et une seconde  le 1 mai. En cas de doute sur les adresses, les vérifications nécessaires seront faites avant de considérer le non-paiement comme volontaire. Retour ROI - 2. Le délégué du CIFTA au Conseil de l'AITA/IATA asbl fera parvenir en temps utile au Président, pour transmission au CA, l'ordre du jour des réunions de l'AITA/IATA asbl et conviendra avec le CA de l'attitude à adopter lors de ces réunions. L'AG du CIFTA peut décider que son représentant au Conseil de l'AITA/IATA asbl sera son président en personne. Dans ce cas le Président conviendra avec le CA de l'attitude à adopter lors des réunions Retour ROI - 3. Le CA pourra nommer un chargé de mission pour  une ou des missions précises et pour une période déterminée. Le chargé de mission rendra régulièrement compte au CA de l'avancement des sa (ses) mission(s). Retour ROI - 4. Le CA décidera de la manière de présenter et de diffuser l'information interne et externe. Retour ROI - 5. Le courrier (postal ou électronique) sera envoyé au siège de chaque Fédération et à son Président. Retour ROI - 6. Le CIFTA attribue la somme de 400 Euros à la Fédération qui accueille l'AG et une somme de 400 Euros à la compagnie qui assure le gala du CIFTA. Ces sommes pourront être versées en liquide pour éviter les frais bancaires. Retour ROI - 7. Le Président de chaque Fédération doit informer  le CA des  changements éventuels de délégués au  moins 7 jours avant le début de l'AG et lors de la réservation des chambres auprès des organisateurs. Selon les moyens financiers des organisateurs le nombre de nuits d'accueil des délégués et des membres du CA peut varier mais ne doit pas être inférieur à 2 nuits. Dans la mesure du possible (mixité) les 2 délégués d'une même fédération devront partager la même chambre (dans ce cas une chambre à 2 lits devra être proposée). Le CA détermine avec les organisateurs de la prochaine AG les conditions d'hébergement. Retour ROI - 8. Les fédérations en difficulté financière qui souhaitent bénéficier d'une exonération exceptionnelle et partielle de cotisation doivent adresser au Trésorier une demande écrite d'exonération en réponse à l'appel de cotisation annuelle. Cette demande doit parvenir au Trésorier au plus tard le 31 mars, faute de quoi, le Conseil d'administration en déduira que la Fédération se désintéresse du CIFTA et ne souhaite plus en être membre. Une exonération partielle de la cotisation peut être exceptionnellement accordée à des fédérations en difficulté financière et en ayant fait la demande. Retour ROI - 9. Une procuration nominative ne peut être donnée valablement qu'après accord de la fédération qui en est porteur. L'accord écrit de cette dernière devra être joint à la procuration de la fédération souhaitant se faire représenter lors de l'envoi au secrétaire général avant l'AG annuelle. Une fédération ne peut être porteuse que d'une seule procuration nominative. Dans tout autre cas, la procuration devra être laissée en blanc quant à son destinataire et être adressée exclusivement au Président qui en disposera. Retour ROI - 10. L'appel à candidature sur les postes soumis à élection ou réélection, sera fait,  par courrier postal et électronique, aux fédérations et à leur président qui devront faire connaitre leur candidat ou confirmer un sortant pour réélection au moins 7 jours pleins avant le début de l'AG. En l'absence de candidature reçue un mois avant l'AG, un 2ème appel sera envoyé qui rappellera l'échéance et précisera le point de procédure suivant: si malgré cette 2ème relance, aucune candidature n'est reçue dans les délais pour un poste au CA, soit une candidature pourra être suscitée lors de l'AG (avec soutien de sa fédération d'origine, Président ou délégué statuant sur place), soit le CA élu cooptera un membre qui sera confirmé lors de l'AG suivante. De même, si une personne élue n'est pas à même de remplir sa mission, le CA peut coopter un(e) volontaire qui sera confirmé(e) lors de l'AG suivante. Retour ROI - 11. Le Président peut demander à l'AG de lui désigner un secrétaire administratif auquel il pourra faire appel pendant la période de son fonctionnement. Retour ROI - 12. Le CIFTA attribue aux Estivades une subvention reconductible de 1 800 €, qu'il convient de provisionner chaque année et de verser sur le compte des Estivades l'année de réalisation. Retour ROI - 13. Pour aider à la mise en place de stages ouverts à toutes les fédérations du CIFTA, le CA attribuera, au cas par cas, une subvention pouvant aller jusqu'à 1 000€ par stage pour couvrir les frais d'encadrement pédagogique. Cet argent ne pourra en aucun cas venir en déduction des frais d'hébergement ou de restauration des stagiaires, mais devra servir uniquement à indemniser les formateurs (transports, hébergement et restauration). Retour ROI - 14. Dans la mesure où des déplacements correspondront à des actions prévues dans le rapport d'orientation, le CA pourra missionner, au cas par cas, un ou plusieurs élus du CA pour des actions de représentation et leur rembourser, sur justificatifs, tout ou partie des frais correspondants à la mission. Le cumul des remboursements ne pourra pas dépasser le montant prévu au budget de l'année sauf accord rétroactif de l'AG. Retour La dernière modification du règlement d'ordre intérieur (ROI)  a été validée le 19 mai 2012 lors de l'Assemblée Générale ordinaire tenue à Châtillon sur Chalaronne et sera effective à compter du 20 mai 2012.